So führen Sie weniger, aber bessere virtuelle Meetings durch

Heutzutage finden in der Unternehmenswelt mehr Meetings statt als je zuvor. Führungskräfte berichten, dass sie mindestens die Hälfte ihrer Zeit in Meetings verbringen. Durch die zunehmende Nutzung von Remote-Arbeit und Homeoffice wurden viele Meetings vom Konferenzraum auf Online-Plattformen verlagert. Anfangs hofften viele, dem Meeting-Wahnsinn im Büro zu entkommen, fanden sich dann aber in der völlig neuen Dimension langer, ermüdender, langweiliger und unproduktiver Videoanrufe wieder.

Für viele Mitarbeiter werden Online-Meetings zu einer aufwendigen, lästigen und frustrierenden Zeitverschwendung. Gleichzeitig sind Online-Meetings die einzige Möglichkeit für die direkte persönliche Zusammenarbeit in einem verteilten Team. Sie sind unerlässlich, um die Voraussetzungen für Teamarbeit, Entscheidungsfindung, Kreativität und Innovation zu schaffen, Beziehungen zu pflegen und einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.

Der direkte persönliche Austausch in virtuellen Teams durch Online-Meetings ist aus folgenden Gründen unerlässlich:

Wir sind soziale Wesen. Wir  sehnen uns nach Kontakt  zu anderen, um Unterstützung, Wohlbefinden und Unterhaltung zu erfahren. Direkte Interaktion gibt den Menschen das Gefühl, einbezogen, vertrauenswürdig und wichtig zu sein, und gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, zum gemeinsamen Erfolg beizutragen. Der Schwerpunkt auf der Aufgabenerledigung und die Nutzung digitaler Tools nehmen in virtuellen Teams generell zu; die Qualität der persönlichen Interaktion sollte jedoch weiterhin an erster Stelle stehen. Positive persönliche Interaktionen steigern die Motivation, sorgen für eine positive Arbeitsmoral und verbessern die Arbeitszufriedenheit.

Viele unserer  Signale und Reaktionen sind nonverbal . Mimik, Körpersprache und Gestik sind nur in Meetings wahrnehmbar. Mit ausreichend Bandbreite und guten Videokameras lassen sich auch in technisch unterstützten Umgebungen unausgesprochene nonverbale Signale erfassen. E-Mails und Chats können das jedoch nicht leisten, und Emoticons sind zwar eine sehr eingeschränkte Möglichkeit zu lächeln oder die Stirn zu runzeln, spiegeln aber keine spontane Freude oder Enttäuschung in Echtzeit wider. Warum ist es wichtig, Emotionen zu erfassen? So bauen wir Vertrauen auf. Je mehr Vertrauen, desto offener sind wir für die Argumente der Teammitglieder, nicht umgekehrt.

– Im Falle von  Missverständnissen oder Verwirrungen ist die virtuelle Interaktion der schnellste und ressourcenschonendste Weg, einen Konflikt zu lösen. Konflikte haben immer eine persönliche Seite, es ist nie „einfach so“.

–            Verbinden Sie sich über die Mission . Die Mission ist nicht einfach ein Satz auf Ihrer Unternehmenswebseite. Sie ist ein Gefühl. Gemeinsame Emotionen können nur in einem gemeinsamen Raum entstehen.

–            Beschleunigen Sie die Teamdynamik . Der Weg von Forming, Storming und Norming bis zur produktiven Leistungsphase dauert in einem Remote-Team länger. Nutzen Sie regelmäßige Meetings, um zu wissen, wo das Team steht und wo es stehen sollte, und steuern Sie den Prozess entsprechend.

–            Mentoring und Coaching  funktionieren nicht über einen Arbeitsablauf hinweg. Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung können nur persönlich gegeben und genutzt werden.

–            Ein Kreativitätsschub.  Durch die Zusammenarbeit können Ihre Teammitglieder neue Ideen entwickeln – Ideen, auf die sie alleine nicht gekommen wären. Machen Sie nicht jedes Meeting zu einem Brainstorming, sondern schaffen Sie immer Raum für Diskussion und Reflexion.

Trotz all dieser Gründe, warum virtuelle Meetings unerlässlich sind, können sie dennoch eine enorme Verschwendung von Zeit, Geld und Personalressourcen sein. Es gibt nichts Frustrierenderes, als in Arbeit zu ertrinken, das Postfach voller wichtiger Entscheidungen zu haben, Zeit für eine konzentrierte Vertiefung zu benötigen, aber stattdessen stundenlang in langweiligen Meetings festzustecken.

Wie kommt das? Was kann bei Online-Meetings konkret schiefgehen?

– In der heutigen Geschäftswelt gibt es nicht nur zu viele, sondern auch zu lange Meetings. Sie überschreiten oft die geplante Dauer, sodass die Teilnehmer zu spät zu einem weiteren Meeting kommen.

– Viele Meetings sind unkonzentriert und unproduktiv. Unsere Gedanken schweifen ab, wenn wir uns nicht aktiv auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Bei mangelnder Konzentration sinkt die Beteiligungsqualität und es dauert länger, die Tagesordnung durchzugehen. Dies passiert auch bei persönlichen Meetings, aber bei Online-Meetings sind die Teilnehmer nicht nur gedanklich abgelenkt, sondern versuchen sich auch auf andere Dinge zu konzentrieren, wie zum Beispiel das Schreiben von E-Mails oder das Überfliegen von Berichten, nachdem sie die Videokamera ausgeschaltet oder das Mikrofon stummgeschaltet haben.

Kein Wunder also, dass es eine Herausforderung ist, das Ziel eines Meetings zu erreichen, sofern es überhaupt eines gibt. Weitere Herausforderungen sind mangelnde Organisation und Struktur, das Fehlen der erforderlichen Teilnehmer, zu viele Teilnehmer und das Fehlen einer klaren Moderation.

Glücklicherweise lassen sich all diese Herausforderungen mit etwas Mühe und Konzentration bewältigen. Für eine erfolgreiche und konstruktive Zusammenarbeit ist es unerlässlich, eine produktive Meeting-Kultur zu entwickeln und die gemeinsame und individuelle Arbeitszeit effektiv zu nutzen.

Treffen oder nicht treffen?

Sie sollten in Erwägung ziehen, nicht an einem Meeting teilzunehmen, wenn Sie:

• Benötige ein paar Antworten von bestimmten Personen, aber keine Diskussion.
• Ich möchte lediglich Feedback, Umfragen oder individuelle Meinungen sammeln.
• Notwendigkeit der Verbreitung von Informationen, einschließlich offizieller Ankündigungen oder Statusaktualisierungen.

Treffen Sie sich oft und gut .

Um den größtmöglichen Nutzen aus den Meetings zu ziehen und niemandes Zeit zu verschwenden, sollten einige einfache Grundsätze beachtet werden (diese sind übrigens auch bei persönlichen Treffen hilfreich):

1. Legen Sie für das Meeting immer ein  
   klares Ziel und eine Tagesordnung fest  . Senden Sie diese den Teilnehmern im Voraus, damit sie sich vorbereiten können.
2. Laden Sie  
   nur Personen ein, die einen Beitrag leisten können . Es gibt nichts Frustrierenderes, als in einem Meeting festzusitzen, zu dem Sie nichts beitragen können. 
3. Kein Meeting ohne  
   klare Moderation . Halten Sie sich an den Zeitplan und lassen Sie so viel freien Ablauf oder eine strikte Struktur zu, wie es das Ziel erfordert. Holen Sie sich einen externen Moderator, wenn Sie das Meeting in professionelle Hände geben möchten.
4. Nutzen Sie  
   Video- und Kollaborationstools  für aktive Teilnahme und gemeinsames Gestalten. Viele Online-Meetings finden immer noch per Einwahl statt. Vermeiden Sie Einwahlverbindungen und nutzen Sie stattdessen Video, wann immer möglich. Nutzen Sie während eines Meetings immer einen gemeinsamen Bildschirm, anstatt Dokumente per E-Mail oder WhatsApp zu versenden.
5. Konzentrieren Sie sich auf die Optimierung  
   von Prozessen und Arbeitsabläufen . Klare Rollen, klar definierte Aufgaben, strukturierte Prozesse für Berichterstellung und Informationsverbreitung sowie der effiziente Einsatz entsprechender Tools können viele Stunden an Meetings einsparen.
6. Beginnen Sie pünktlich und enden Sie pünktlich.  Überprüfen Sie vorher Ihre Technik, da diese immer noch der Hauptgrund für den verspäteten Beginn ist. Zeigen Sie Respekt und Engagement, indem Sie pünktlich sind und für ausreichend Bandbreite sorgen.
7. Beginnen Sie pünktlich und enden Sie pünktlich.  Überprüfen Sie vorher Ihre Technik, da diese immer noch der Hauptgrund für den verspäteten Beginn ist. Zeigen Sie Respekt und Engagement, indem Sie pünktlich sind und für ausreichend Bandbreite sorgen.
8. Kein Meeting ohne Protokoll  – am besten mit der Antwort, wer was wann, wie gut und mit welchen Ressourcen erledigt. Schreiben Sie es auf Post-its, Whiteboard, Kollaborationstool oder wo immer Sie möchten. Hier haben virtuelle Teams einen klaren Vorteil gegenüber Teams am selben Ort: Teilen Sie den Bildschirm und lassen Sie alle in Echtzeit sehen, was Sie vereinbart haben. Vergessen Sie die mühsame Protokollabstimmung im Nachhinein.
9. Keine Minuten ohne  
   Nachbereitung . Aktivieren Sie Aufgaben direkt in den Meetings – markieren Sie Verantwortliche, setzen Sie Kalendereinladungen und aktualisieren Sie Projektfristen sofort. So gibt es keinen Raum für Missverständnisse oder Fehlinterpretationen seitens der Teilnehmer.
10. Geben Sie  jedem Meeting 
    eine persönliche Note  . Ein kleiner Smalltalk zu Beginn, während andere dazukommen, ein kurzes Moodboard, eine lustige Geschichte oder ein Witz des Tages. Das nimmt wenig Zeit in Anspruch und wirkt sich positiv auf Offenheit, Vertrauen, Motivation und Teamgeist aus und sorgt für zusätzlichen Motivationsschub. Eine positive Teamatmosphäre ist entscheidend für gute Ergebnisse. Seien Sie bereit zu lachen und nehmen Sie Ihre Arbeit gleichzeitig ernst.
11. Halten Sie sie  
    kurz, produktiv und ansprechend . Wählen Sie Ihr Format, sei es ein 15-minütiges „Tages-Meeting“ oder ein 90-minütiger Workshop. Halten Sie sie so kurz wie möglich, aber nicht kürzer.

Damit es funktioniert

Die oben genannten Tipps für bessere Meetings sind alle so einfach. Und unsere Führungskräfte sind intelligente, organisierte Individuen und Teamplayer. Warum kann dieser Meeting-Wahnsinn in Unternehmen dann nicht einfach aufhören? Wir verbringen so viel Zeit in Meetings, und das einfache Wissen, dass ein Meeting eine Tagesordnung braucht, dass nur die notwendigen Teilnehmer anwesend sein sollten und dass diese vorbereitet kommen sollten, reicht einfach nicht aus.

Die Veränderung organisatorischer Verhaltensmuster erfordert Zeit und Disziplin. Ihre Arbeit für eine bessere Meeting-Kultur beginnt mit guten Absichten und setzt sich mit kontinuierlicher Arbeit, Anpassungen und Verbesserungen fort. Die Tipps und Tricks in diesem Artikel sind unkompliziert, aber der Erfolg der Umsetzung hängt von Ihrem Engagement, dem Engagement Ihrer Organisation, der Konsequenz Ihres Handelns und ständiger Reflexion ab.

Was sind die konkreten Schritte?

1. Erstellen Sie KPIs und Aktionspunkte und setzen Sie sich anspruchsvolle, aber erreichbare Ziele – zum Beispiel durchschnittlich nicht mehr als 3 Stunden Meetings pro Tag, die bis zum Monatsende erreicht werden sollen. Nicht mehr als 6 Teilnehmer pro Meeting. Kein Meeting länger als 90 Minuten usw.
2. Messen Sie den Fortschritt: An wie vielen Tagen und bei wie vielen Meetings haben wir das Ziel erreicht?
3. Sammeln Sie am Ende jedes Meetings das Feedback der Teilnehmer. Gestalten Sie Ihre Umfrage einfach und schnell – es gibt Tools, mit denen Sie in Sekundenschnelle Feedback sammeln können:
   • Haben Sie dieses Treffen als notwendig empfunden?
   • Konnten Sie Ihr Bestes geben? Wenn nein – was möchten Sie beim nächsten Mal verbessern?
   • War das Ziel des Meetings klar? Ist es uns gelungen, es zu erreichen?
   • Halten Sie dieses Treffen für eine sinnvolle Zeitinvestition? Wenn nicht, was wäre ein besserer Weg?
4. Mein letzter Tipp: Besorgen Sie sich einen guten Teamcoach. Ein Experte von außerhalb Ihrer Organisation kann Ihnen helfen, das Engagement zu stärken, den Fortschritt zu bewerten und die erzielten Ergebnisse kontinuierlich zu reflektieren.

Wenn Sie eine offene, kollaborative und partizipative Meeting-Kultur pflegen, sollten Sie sich von Meeting zu Meeting verbessern können. Andernfalls gibt es neben der Reduzierung der Meeting-Anzahl noch weitere Aufgaben für Ihr Team.

Wie ist die Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen? Teilen Sie uns Ihre Geschichte mit