9 Schlüssel zum Erfolg Ihres virtuellen Teams
Wir leben in einer Welt, die zunehmend global vernetzt ist. Da Technologien eine unbegrenzte Zusammenarbeit über Distanzen ermöglichen, hat die virtuelle Arbeit in den letzten Jahrzehnten deutlich an Bedeutung gewonnen. Heute arbeitet fast jeder, zumindest die Wissensarbeiter, auf die eine oder andere Weise virtuell. Die Popularität wächst kontinuierlich, und nur Unternehmen, die bereit sind, diesen Trend zu nutzen, haben eine Chance, in naher Zukunft relevant zu bleiben.
Die aktuelle COVID-19-Pandemie hat die virtuelle Zusammenarbeit in den Fokus gerückt und scheint die Digitalisierung von Unternehmen am stärksten voranzutreiben. Was hat diesen Trend neben der Pandemie vorangetrieben? Und welche Chancen ergeben sich für Unternehmen und Organisationen, wenn die Welt durch die digitale Mobilität immer enger zusammenwächst?
Holen Sie sich die richtigen Leute. Der wichtigste Vorteil virtueller Teams ist die Fähigkeit, die richtigen Leute an Bord zu holen. Wenn Sie bei der Suche nach den besten Mitarbeitern keine geografischen Grenzen kennen und ein globales Expertenteam mit genau den benötigten Fähigkeiten, dem Know-how und den Fähigkeiten oder Einstellungen zusammenstellen, können Sie sich besser auf Ihre strategischen Ziele konzentrieren und schneller in die richtige Richtung vorankommen. Über einen bestimmten geografischen Bereich hinaus ist es einfacher, Menschen zu finden, die sich für Ihr Geschäft begeistern. Und wenn das der Fall ist, ist ein großer Teil ihrer Motivation intrinsisch. Um Ihre Mitarbeiter motiviert zu halten, müssen Sie sie also nur einbringen lassen.
Profitieren Sie von der Vielfalt. Kulturelle Vielfalt mit unterschiedlichsten Hintergründen der Teammitglieder hat das Potenzial, Kreativität zu fördern und das Spektrum der Fähigkeiten zu erweitern.
Decken Sie mehrere Zeitzonen ab. Sie können sogar rund um die Uhr arbeiten, mehr Teilzeitoptionen oder geteilte Schichtpläne anbieten und eine höhere Kundenzufriedenheit erwarten, da zufriedene Mitarbeiter serviceorientierter sind.
Skalierung des Unternehmens wird einfacher. Viele talentierte Mitarbeiter suchen heutzutage nach Jobs mit mehr Flexibilität, einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und kürzeren Pendelzeiten. Allein der Zusatz „Flexibilität am Arbeitsplatz“ in der Stellenanzeige kann Kandidaten anziehen, die sonst nicht interessiert wären. Einmal an Bord, können Sie mit einer besseren Mitarbeiterbindung rechnen. Wenn Sie die richtigen Leute für die Stelle eingestellt haben und ihnen Flexibilität beim Arbeitsort ermöglichen – warum sollten sie dann gehen wollen?
Gut für die Umwelt. Der Verkehr ist eine der größten Quellen von Treibhausgasemissionen. Wenn einige Pendler weniger oder kürzere Strecken zurücklegen würden, könnten wir alle besser atmen.
Jedes Team profitiert enorm von einem Prozess, der die Arbeitsweise regelt – sei es bei der Entscheidungsfindung, der Einhaltung von Fristen, der Planung des nächsten Schrittes oder der Übergabe der Arbeitsergebnisse. Bei einem Team vor Ort lassen sich jedoch viele Unklarheiten beseitigen, indem man zur Klärung nach nebenan geht oder den verwirrten Gesichtsausdruck eines Kollegen bemerkt. All dies geschieht schnell und oft unbemerkt. Unklare Prozesse in einem Remote-Team können hingegen zu großer Frustration und Zeitverlust führen. Kleine Fehler, die eine Weile unbemerkt bleiben, können sich schließlich zu großen Problemen entwickeln.
Jedes Team profitiert enorm von einem Prozess, der die Arbeitsweise regelt – sei es bei der Entscheidungsfindung, der Einhaltung von Fristen, der Planung des nächsten Schrittes oder der Übergabe der Arbeitsergebnisse. Bei einem Team vor Ort lassen sich jedoch viele Unklarheiten beseitigen, indem man zur Klärung nach nebenan geht oder den verwirrten Gesichtsausdruck eines Kollegen bemerkt. All dies geschieht schnell und oft unbemerkt. Unklare Prozesse in einem Remote-Team können hingegen zu großer Frustration und Zeitverlust führen. Kleine Fehler, die eine Weile unbemerkt bleiben, können sich schließlich zu großen Problemen entwickeln.
Unklare Kommunikation macht weder im Büro noch im Homeoffice Spaß. Unklare, mehrdeutige und unstrukturierte Nachrichten können beim Empfänger jedoch zu großer Frustration führen. Schriftliche Kommunikation macht einen wesentlichen Teil des Informationsaustauschs bei der Fernarbeit aus – einen viel größeren als bei Teams am selben Standort. Und geschriebene Worte sind anfälliger für Mehrdeutigkeiten und Missverständnisse.
Die Fähigkeit, tiefe, bedeutungsvolle persönliche Bindungen aufzubauen und Vertrauen zu entwickeln, ist eine weitere Herausforderung virtueller Teams. Das Gefühl der Entfremdung und des „Abgeschnittenseins“ vom Informationsfluss ist eine häufige Erfahrung bei der Remote-Arbeit. Dies kann schnell zu geringem Engagement, emotionaler Distanz, suboptimaler Leistung und mangelnder Zielerreichung führen.
Was sind die Schlüssel zu starken, leistungsstarken und engagierten virtuellen Teams? Wie kann jedes Team virtuell arbeiten und dabei großartige Ergebnisse erzielen und gleichzeitig das Potenzial verteilter Arbeit voll ausschöpfen?
1. Managen Sie die Teamdynamik. Jedes Team, das remote arbeitet, sollte zunächst in das gegenseitige Kennenlernen und den Aufbau einer guten Beziehung zwischen den Teammitgliedern investieren. Wie jedes andere Team durchlaufen sie die Phasen Forming, Storming, Norming und Performing. Es kommt jedoch nicht selten vor, dass ein virtuelles Team in der Forming-Phase stecken bleibt, weil es die kühle psychologische Distanz wahrt. Dadurch kann es die Phase des Commitments und der emotionalen Bindung innerhalb der Gruppe nicht erreichen.
2. Schaffen Sie ein Umfeld des Vertrauens. Vertrauen ist die wichtigste Komponente auf dem Weg zu virtueller Exzellenz. Vertrauen beeinflusst virtuelle Teams stärker als lokale Teams. Das bedeutet, dass hohes Vertrauen in einem Remote-Team größere Vorteile bringt als in einem lokalen Team, die negativen Auswirkungen eines Umfelds mit geringem Vertrauen jedoch verschärfend wirken. Investitionen in Vertrauen zahlen sich aus.
3. Holen Sie sich die richtigen Leute. Der Remote-Lebensstil ist nicht jedermanns Sache. Wenn Sie die Leute für Ihr Remote-Team auswählen, achten Sie darauf, dass sie anpassungsfähig und flexibel sind und über ausgeprägte Selbstdisziplin, gute Kommunikationsfähigkeiten und ein zuverlässiges Urteilsvermögen verfügen. Machen Sie Ihr Wertversprechen klar – so gewinnen Sie Menschen, die bereits mit Leidenschaft bei der Sache sind.
4. Ziele setzen. Machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen, und vereinen Sie das Team hinter diesem Ziel. Die Teammitglieder sollten das Ziel nicht nur kognitiv kennen, sondern es auch emotional und mit persönlichem Engagement verfolgen. Die Führungskraft muss es mit persönlichen Werten verknüpfen. Darüber hinaus sollten die strategische Agenda, der Zeithorizont, die Budgetprioritäten usw. im Team gut verstanden werden. Dieses Verständnis kann entscheidend sein, wenn Mitarbeiter remote arbeiten und die taktischen Prioritäten ihrer Rollen selbst bestimmen müssen.
5. Schaffen Sie Transparenz. Transparenz und klare Rollenverteilung fördern das Vertrauen. Sie geben aber auch Sicherheit und Orientierung im Remote-Team. Definieren Sie gemeinsam mit dem Team Aufgaben, Rollen, Abhängigkeiten und Kommunikationswege. Wichtig ist, dass sich alle im Team eingebunden fühlen und die Prozesse und Prioritäten verstehen. Entwickeln Sie Möglichkeiten, die Arbeit sichtbar zu machen. Das bedeutet, dass es für die Teammitglieder einfach und erwünscht ist, ihre Beiträge mit dem Rest der Gruppe zu teilen.
6. Vereinbaren Sie Tools. Wenn die Zusammenarbeit im Team auf Technologie setzt, ist es wichtig, die richtige Technologie einzusetzen. Arbeiten Sie zunächst an effizienten Teamprozessen: Berichterstellung, On- und Offboarding, Aufgabenverteilung, Informationsaustausch, Wissensaufbau und mehr. Wählen Sie anschließend die Tools aus, die Ihre Prozesse unterstützen. Angesichts der Fülle an Tools auf dem Markt lohnt es sich, Zeit und Mühe zu investieren, um die Tools zu finden, die zu Ihrer Arbeitsweise passen. Übersichtliche und verständliche Dashboards können den Aufwand für die Erstellung traditioneller Berichte überflüssig machen. Technisch unterstützte Workflows sparen wertvolle Arbeitszeit und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler. Messaging und Dateifreigabe halten das Team auf dem Laufenden. Eines sollte nicht vergessen werden: Die Implementierung der Tools ist nur der erste Schritt. Erst die Schulung der Mitarbeiter im bestimmungsgemäßen Umgang mit den Tools entfaltet den vollen Mehrwert. Es geht nicht nur um die richtigen Tools, sondern auch um deren konsequente Anwendung.
7. Erwartungen abstimmen. Machen Sie sich klar, welche Kultur in Ihrem Team vorherrschen soll. Wertschätzung und Feedback sind wichtig, damit sich die Mitarbeiter engagieren und wertgeschätzt fühlen. Der Nebeneffekt: Offene und respektvolle Kommunikation kann Konflikten und Missverständnissen vorbeugen. Sie schafft psychologische Sicherheit und hilft, aus Fehlern Lernchancen zu machen. Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Zielsetzung ein und gestalten Sie die Ziele interdependent, damit alle zusammenarbeiten und sich auf einer tieferen persönlichen Ebene austauschen können. Richten Sie persönliche Entwicklungspfade an den Stärken und Prioritäten der einzelnen Teammitglieder aus.
8. Schaffen Sie optimale Arbeitsbedingungen. Für erfahrene Remote-Mitarbeiter gehört Selbstorganisation einfach dazu, aber für Neulinge in der virtuellen Zusammenarbeit ist dieser Punkt erwähnenswert. Empfehlen Sie Ihren Teammitgliedern, einen festen Arbeitsplatz einzurichten (Homeoffice ist nicht die einzige Möglichkeit, es könnte auch ein nahegelegener Coworking-Space, ein regionales Unternehmenszentrum oder eine öffentliche Bibliothek sein). Sprechen Sie über einen geregelten Tagesablauf und einen Feierabend. Geben Sie dem Team die Flexibilität, seine Arbeitszeiten flexibel zu gestalten – so viel oder so wenig, wie es für angebracht gehalten wird – jede Unternehmenskultur ist anders. Stellen Sie sicher, dass die Tools zugänglich sind und die Mitarbeiter wissen, wie sie diese anwenden können. Teams bestehen aus Menschen – denken Sie daran, regelmäßig nach dem Befinden aller zu fragen und sich persönlich mit ihnen auszutauschen. Menschen sind offener und engagierter, wenn sie sich stärker mit dem Unternehmen und dem Team verbunden fühlen. Schaffen Sie unterhaltsame und informative Inhalte für das Team, um den Zusammenhalt durch Traditionen, Anekdoten und Feiern zu stärken.
9. Leistung bewerten. Nur was messbar ist, lässt sich managen. Der beste Weg, Ihr Remote-Team zu motivieren, ist, motivierende Ziele zu setzen und den Output zu messen, nicht den Zeitaufwand. Um dies präzise messen zu können, definieren Sie Ihre Key Performance Indicators (KPIs) entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen. Es ist wichtig, KPIs festzulegen, die tatsächlich dazu beitragen, die Leistung und den persönlichen Beitrag des Teams zu messen, und nicht nur auffällige Statistiken zu erstellen. Erweitern Sie Ihr Reporting mit eleganten Dashboards, um den Datenaufbereitungsaufwand zu reduzieren. Sobald Sie die Daten haben, überprüfen Sie sie im Hinblick auf die Zielerreichung und seien Sie bereit, Maßnahmen zu ergreifen – unterstützen und ermutigen Sie, bieten Sie Hilfe an oder legen Sie die Messlatte höher.
Wenn Ihr Team oder Ihre Organisation eine anspruchsvolle Umstellung auf eine flexiblere, vertrauensvollere und professionellere Remote-Arbeitsumgebung vor sich hat, können Sie sicher sein, dass sich Ihre Mühe lohnt. Gut organisierte, verteilte Arbeit ermöglicht Unternehmen, effizient, effektiv und leistungsstark zu wachsen und in der zunehmend globalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie wird eher zu einer Notwendigkeit als zu einem Privileg, um im heutigen und zukünftigen Geschäftsleben relevant und erfolgreich zu bleiben.
Haben Sie eine inspirierende Erfolgsgeschichte aus der virtuellen Arbeit? Teilen Sie sie gerne in den Kommentaren.
