{"id":2137,"date":"2020-08-30T19:52:00","date_gmt":"2020-08-30T19:52:00","guid":{"rendered":"https:\/\/graviteams.com\/de\/?p=2137"},"modified":"2026-03-10T04:02:24","modified_gmt":"2026-03-10T04:02:24","slug":"how-to-have-fewer-but-better-virtual-meetings-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/graviteams.com\/de\/how-to-have-fewer-but-better-virtual-meetings-2\/","title":{"rendered":"So f\u00fchren Sie weniger, aber bessere virtuelle Meetings durch"},"content":{"rendered":"\n
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So f\u00fchren Sie weniger, aber bessere virtuelle Meetings durch<\/h2>\n\n\n
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Heutzutage finden in der Unternehmenswelt mehr Meetings statt als je zuvor. F\u00fchrungskr\u00e4fte berichten, dass sie mindestens die H\u00e4lfte ihrer Zeit in Meetings verbringen. Durch die zunehmende Nutzung von Remote-Arbeit und Homeoffice wurden viele Meetings vom Konferenzraum auf Online-Plattformen verlagert. Anfangs hofften viele, dem Meeting-Wahnsinn im B\u00fcro zu entkommen, fanden sich dann aber in der v\u00f6llig neuen Dimension langer, erm\u00fcdender, langweiliger und unproduktiver Videoanrufe wieder.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr viele Mitarbeiter werden Online-Meetings zu einer aufwendigen, l\u00e4stigen und frustrierenden Zeitverschwendung. Gleichzeitig sind Online-Meetings die einzige M\u00f6glichkeit f\u00fcr die direkte pers\u00f6nliche Zusammenarbeit in einem verteilten Team. Sie sind unerl\u00e4sslich, um die Voraussetzungen f\u00fcr Teamarbeit, Entscheidungsfindung, Kreativit\u00e4t und Innovation zu schaffen, Beziehungen zu pflegen und einen reibungslosen Informationsaustausch zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n

Der direkte pers\u00f6nliche Austausch in virtuellen Teams durch Online-Meetings ist aus folgenden Gr\u00fcnden unerl\u00e4sslich:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Wir sind soziale Wesen. Wir  sehnen uns nach Kontakt <\/strong> zu anderen, um Unterst\u00fctzung, Wohlbefinden und Unterhaltung zu erfahren. Direkte Interaktion gibt den Menschen das Gef\u00fchl, einbezogen, vertrauensw\u00fcrdig und wichtig zu sein, und gibt den Teammitgliedern die M\u00f6glichkeit, zum gemeinsamen Erfolg beizutragen. Der Schwerpunkt auf der Aufgabenerledigung und die Nutzung digitaler Tools nehmen in virtuellen Teams generell zu; die Qualit\u00e4t der pers\u00f6nlichen Interaktion sollte jedoch weiterhin an erster Stelle stehen. Positive pers\u00f6nliche Interaktionen steigern die Motivation, sorgen f\u00fcr eine positive Arbeitsmoral und verbessern die Arbeitszufriedenheit.<\/p>\n\n\n\n

Viele unserer  Signale und Reaktionen sind nonverbal<\/strong> . Mimik, K\u00f6rpersprache und Gestik sind nur in Meetings wahrnehmbar. Mit ausreichend Bandbreite und guten Videokameras lassen sich auch in technisch unterst\u00fctzten Umgebungen unausgesprochene nonverbale Signale erfassen. E-Mails und Chats k\u00f6nnen das jedoch nicht leisten, und Emoticons sind zwar eine sehr eingeschr\u00e4nkte M\u00f6glichkeit zu l\u00e4cheln oder die Stirn zu runzeln, spiegeln aber keine spontane Freude oder Entt\u00e4uschung in Echtzeit wider. Warum ist es wichtig, Emotionen zu erfassen? So bauen wir Vertrauen auf. Je mehr Vertrauen, desto offener sind wir f\u00fcr die Argumente der Teammitglieder, nicht umgekehrt.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Im Falle von  Missverst\u00e4ndnissen oder Verwirrungen<\/strong> ist die virtuelle Interaktion der schnellste und ressourcenschonendste Weg, einen Konflikt zu l\u00f6sen. Konflikte haben immer eine pers\u00f6nliche Seite, es ist nie \u201eeinfach so\u201c.<\/p>\n\n\n\n

\u2013            Verbinden Sie sich \u00fcber die Mission<\/strong> . Die Mission ist nicht einfach ein Satz auf Ihrer Unternehmenswebseite. Sie ist ein Gef\u00fchl. Gemeinsame Emotionen k\u00f6nnen nur in einem gemeinsamen Raum entstehen.<\/p>\n\n\n\n

\u2013            Beschleunigen Sie die Teamdynamik<\/strong> . Der Weg von Forming, Storming und Norming bis zur produktiven Leistungsphase dauert in einem Remote-Team l\u00e4nger. Nutzen Sie regelm\u00e4\u00dfige Meetings, um zu wissen, wo das Team steht und wo es stehen sollte, und steuern Sie den Prozess entsprechend.<\/p>\n\n\n\n

\u2013            Mentoring und Coaching<\/strong>  funktionieren nicht \u00fcber einen Arbeitsablauf hinweg. M\u00f6glichkeiten zur pers\u00f6nlichen Weiterentwicklung k\u00f6nnen nur pers\u00f6nlich gegeben und genutzt werden.<\/p>\n\n\n\n

\u2013            Ein Kreativit\u00e4tsschub.<\/strong>  Durch die Zusammenarbeit k\u00f6nnen Ihre Teammitglieder neue Ideen entwickeln \u2013 Ideen, auf die sie alleine nicht gekommen w\u00e4ren. Machen Sie nicht jedes Meeting zu einem Brainstorming, sondern schaffen Sie immer Raum f\u00fcr Diskussion und Reflexion.<\/p>\n\n\n\n

Trotz all dieser Gr\u00fcnde, warum virtuelle Meetings unerl\u00e4sslich sind, k\u00f6nnen sie dennoch eine enorme Verschwendung von Zeit, Geld und Personalressourcen sein. Es gibt nichts Frustrierenderes, als in Arbeit zu ertrinken, das Postfach voller wichtiger Entscheidungen zu haben, Zeit f\u00fcr eine konzentrierte Vertiefung zu ben\u00f6tigen, aber stattdessen stundenlang in langweiligen Meetings festzustecken.<\/p>\n\n\n\n

Wie kommt das? Was kann bei Online-Meetings konkret schiefgehen?<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u2013 In der heutigen Gesch\u00e4ftswelt gibt es nicht nur zu viele, sondern auch zu lange Meetings. Sie \u00fcberschreiten oft die geplante Dauer, sodass die Teilnehmer zu sp\u00e4t zu einem weiteren Meeting kommen.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Viele Meetings sind unkonzentriert und unproduktiv. Unsere Gedanken schweifen ab, wenn wir uns nicht aktiv auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Bei mangelnder Konzentration sinkt die Beteiligungsqualit\u00e4t und es dauert l\u00e4nger, die Tagesordnung durchzugehen. Dies passiert auch bei pers\u00f6nlichen Meetings, aber bei Online-Meetings sind die Teilnehmer nicht nur gedanklich abgelenkt, sondern versuchen sich auch auf andere Dinge zu konzentrieren, wie zum Beispiel das Schreiben von E-Mails oder das \u00dcberfliegen von Berichten, nachdem sie die Videokamera ausgeschaltet oder das Mikrofon stummgeschaltet haben.<\/p>\n\n\n\n

Kein Wunder also, dass es eine Herausforderung ist, das Ziel eines Meetings zu erreichen, sofern es \u00fcberhaupt eines gibt. Weitere Herausforderungen sind mangelnde Organisation und Struktur, das Fehlen der erforderlichen Teilnehmer, zu viele Teilnehmer und das Fehlen einer klaren Moderation.<\/p>\n\n\n\n

Gl\u00fccklicherweise lassen sich all diese Herausforderungen mit etwas M\u00fche und Konzentration bew\u00e4ltigen. F\u00fcr eine erfolgreiche und konstruktive Zusammenarbeit ist es unerl\u00e4sslich, eine produktive Meeting-Kultur zu entwickeln und die gemeinsame und individuelle Arbeitszeit effektiv zu nutzen.<\/p>\n\n\n\n

Treffen oder nicht treffen?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sie sollten in Erw\u00e4gung ziehen, nicht an einem Meeting teilzunehmen, wenn Sie:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
      \n
    • Ben\u00f6tige ein paar Antworten von bestimmten Personen, aber keine Diskussion.<\/li>\n\n\n\n
    • Ich m\u00f6chte lediglich Feedback, Umfragen oder individuelle Meinungen sammeln.<\/li>\n\n\n\n
    • Notwendigkeit der Verbreitung von Informationen, einschlie\u00dflich offizieller Ank\u00fcndigungen oder Statusaktualisierungen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Treffen Sie sich oft und gut<\/strong> .<\/p>\n\n\n\n

      Um den gr\u00f6\u00dftm\u00f6glichen Nutzen aus den Meetings zu ziehen und niemandes Zeit zu verschwenden, sollten einige einfache Grunds\u00e4tze beachtet werden (diese sind \u00fcbrigens auch bei pers\u00f6nlichen Treffen hilfreich):<\/p>\n\n\n\n

        \n
      1. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
          \n
        1. Legen Sie f\u00fcr das Meeting immer ein\u00a0\u00a0
          klares Ziel und eine Tagesordnung fest<\/strong>\u00a0\u00a0. Senden Sie diese den Teilnehmern im Voraus, damit sie sich vorbereiten k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
        2. Laden Sie\u00a0\u00a0
          nur Personen ein, die einen Beitrag leisten k\u00f6nnen<\/strong>\u00a0. Es gibt nichts Frustrierenderes, als in einem Meeting festzusitzen, zu dem Sie nichts beitragen k\u00f6nnen.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
        3. Kein Meeting ohne\u00a0\u00a0
          klare Moderation<\/strong>\u00a0. Halten Sie sich an den Zeitplan und lassen Sie so viel freien Ablauf oder eine strikte Struktur zu, wie es das Ziel erfordert. Holen Sie sich einen externen Moderator, wenn Sie das Meeting in professionelle H\u00e4nde geben m\u00f6chten.<\/li>\n\n\n\n
        4. Nutzen Sie\u00a0\u00a0
          Video- und Kollaborationstools<\/strong>\u00a0\u00a0f\u00fcr aktive Teilnahme und gemeinsames Gestalten. Viele Online-Meetings finden immer noch per Einwahl statt. Vermeiden Sie Einwahlverbindungen und nutzen Sie stattdessen Video, wann immer m\u00f6glich. Nutzen Sie w\u00e4hrend eines Meetings immer einen gemeinsamen Bildschirm, anstatt Dokumente per E-Mail oder WhatsApp zu versenden.<\/li>\n\n\n\n
        5. Konzentrieren Sie sich auf die Optimierung\u00a0\u00a0
          von Prozessen und Arbeitsabl\u00e4ufen<\/strong>\u00a0. Klare Rollen, klar definierte Aufgaben, strukturierte Prozesse f\u00fcr Berichterstellung und Informationsverbreitung sowie der effiziente Einsatz entsprechender Tools k\u00f6nnen viele Stunden an Meetings einsparen.<\/li>\n\n\n\n
        6. Beginnen Sie p\u00fcnktlich und enden Sie p\u00fcnktlich.<\/strong>\u00a0\u00a0\u00dcberpr\u00fcfen Sie vorher Ihre Technik, da diese immer noch der Hauptgrund f\u00fcr den versp\u00e4teten Beginn ist. Zeigen Sie Respekt und Engagement, indem Sie p\u00fcnktlich sind und f\u00fcr ausreichend Bandbreite sorgen.<\/li>\n\n\n\n
        7. Beginnen Sie p\u00fcnktlich und enden Sie p\u00fcnktlich.<\/strong>\u00a0\u00a0\u00dcberpr\u00fcfen Sie vorher Ihre Technik, da diese immer noch der Hauptgrund f\u00fcr den versp\u00e4teten Beginn ist. Zeigen Sie Respekt und Engagement, indem Sie p\u00fcnktlich sind und f\u00fcr ausreichend Bandbreite sorgen.<\/li>\n\n\n\n
        8. Kein Meeting ohne Protokoll<\/strong>\u00a0\u00a0\u2013 am besten mit der Antwort, wer was wann, wie gut und mit welchen Ressourcen erledigt. Schreiben Sie es auf Post-its, Whiteboard, Kollaborationstool oder wo immer Sie m\u00f6chten. Hier haben virtuelle Teams einen klaren Vorteil gegen\u00fcber Teams am selben Ort: Teilen Sie den Bildschirm und lassen Sie alle in Echtzeit sehen, was Sie vereinbart haben. Vergessen Sie die m\u00fchsame Protokollabstimmung im Nachhinein.<\/li>\n\n\n\n
        9. Keine Minuten ohne\u00a0\u00a0
          Nachbereitung<\/strong>\u00a0. Aktivieren Sie Aufgaben direkt in den Meetings \u2013 markieren Sie Verantwortliche, setzen Sie Kalendereinladungen und aktualisieren Sie Projektfristen sofort. So gibt es keinen Raum f\u00fcr Missverst\u00e4ndnisse oder Fehlinterpretationen seitens der Teilnehmer.<\/li>\n\n\n\n
        10. Geben Sie\u00a0 jedem Meeting\u00a0
          eine pers\u00f6nliche Note<\/strong>\u00a0\u00a0. Ein kleiner Smalltalk zu Beginn, w\u00e4hrend andere dazukommen, ein kurzes Moodboard, eine lustige Geschichte oder ein Witz des Tages. Das nimmt wenig Zeit in Anspruch und wirkt sich positiv auf Offenheit, Vertrauen, Motivation und Teamgeist aus und sorgt f\u00fcr zus\u00e4tzlichen Motivationsschub. Eine positive Teamatmosph\u00e4re ist entscheidend f\u00fcr gute Ergebnisse. Seien Sie bereit zu lachen und nehmen Sie Ihre Arbeit gleichzeitig ernst.<\/li>\n\n\n\n
        11. Halten Sie sie\u00a0\u00a0
          kurz, produktiv und ansprechend<\/strong>\u00a0. W\u00e4hlen Sie Ihr Format, sei es ein 15-min\u00fctiges \u201eTages-Meeting\u201c oder ein 90-min\u00fctiger Workshop. Halten Sie sie so kurz wie m\u00f6glich, aber nicht k\u00fcrzer.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

          Damit es funktioniert<\/strong><\/p>\n\n\n\n

          Die oben genannten Tipps f\u00fcr bessere Meetings sind alle so einfach. Und unsere F\u00fchrungskr\u00e4fte sind intelligente, organisierte Individuen und Teamplayer. Warum kann dieser Meeting-Wahnsinn in Unternehmen dann nicht einfach aufh\u00f6ren? Wir verbringen so viel Zeit in Meetings, und das einfache Wissen, dass ein Meeting eine Tagesordnung braucht, dass nur die notwendigen Teilnehmer anwesend sein sollten und dass diese vorbereitet kommen sollten, reicht einfach nicht aus.<\/p>\n\n\n\n

          Die Ver\u00e4nderung organisatorischer Verhaltensmuster erfordert Zeit und Disziplin. Ihre Arbeit f\u00fcr eine bessere Meeting-Kultur beginnt mit guten Absichten und setzt sich mit kontinuierlicher Arbeit, Anpassungen und Verbesserungen fort. Die Tipps und Tricks in diesem Artikel sind unkompliziert, aber der Erfolg der Umsetzung h\u00e4ngt von Ihrem Engagement, dem Engagement Ihrer Organisation, der Konsequenz Ihres Handelns und st\u00e4ndiger Reflexion ab.<\/p>\n\n\n\n

          Was sind die konkreten Schritte?<\/p>\n\n\n\n

            \n
          1. Erstellen Sie KPIs und Aktionspunkte und setzen Sie sich anspruchsvolle, aber erreichbare Ziele \u2013 zum Beispiel durchschnittlich nicht mehr als 3 Stunden Meetings pro Tag, die bis zum Monatsende erreicht werden sollen. Nicht mehr als 6 Teilnehmer pro Meeting. Kein Meeting l\u00e4nger als 90 Minuten usw.<\/li>\n\n\n\n
          2. Messen Sie den Fortschritt: An wie vielen Tagen und bei wie vielen Meetings haben wir das Ziel erreicht?<\/li>\n\n\n\n
          3. Sammeln Sie am Ende jedes Meetings das Feedback der Teilnehmer. Gestalten Sie Ihre Umfrage einfach und schnell \u2013 es gibt Tools, mit denen Sie in Sekundenschnelle Feedback sammeln k\u00f6nnen:\n
              \n
            • Haben Sie dieses Treffen als notwendig empfunden?<\/li>\n\n\n\n
            • Konnten Sie Ihr Bestes geben? Wenn nein \u2013 was m\u00f6chten Sie beim n\u00e4chsten Mal verbessern?<\/li>\n\n\n\n
            • War das Ziel des Meetings klar? Ist es uns gelungen, es zu erreichen?<\/li>\n\n\n\n
            • Halten Sie dieses Treffen f\u00fcr eine sinnvolle Zeitinvestition? Wenn nicht, was w\u00e4re ein besserer Weg?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n
            • Mein letzter Tipp: Besorgen Sie sich einen guten Teamcoach. Ein Experte von au\u00dferhalb Ihrer Organisation kann Ihnen helfen, das Engagement zu st\u00e4rken, den Fortschritt zu bewerten und die erzielten Ergebnisse kontinuierlich zu reflektieren.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

              Wenn Sie eine offene, kollaborative und partizipative Meeting-Kultur pflegen, sollten Sie sich von Meeting zu Meeting verbessern k\u00f6nnen. Andernfalls gibt es neben der Reduzierung der Meeting-Anzahl noch weitere Aufgaben f\u00fcr Ihr Team.<\/p>\n\n\n\n

              Wie ist die Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen? Teilen Sie uns Ihre Geschichte mit<\/p>\n\n\n\n

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